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Espace qualite / Mise en place d'un système qualité
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Elaboration d'un plan d'action

Dans le cas où l'évaluation révèle des faiblesses et des pistes d'amélioration, un plan d'action doit être élaboré en concertation et en collaboration avec les différents responsables concernés.

Ce plan d'action définit les moyens, le calendrier détaillé et les actions à mettre en oeuvre pour élaborer, améliorer ou mettre en place un système qualité documenté et conforme aux objectifs de la politique qualité.

Il doit comprendre:

  • la définition de la méthodologie de préparation ou d'amélioration
  • la constitution de la structure chargée de concevoir, lancer, mettre en oeuvre et développer le système qualité documenté. Cette structure peut être composée d'un comité de pilotage chargé du management du déroulement du projet.

Il est présidé par le Directeur Général. Ses membres sont les responsables des départements de l’entreprise. Le responsable qualité en assure le secrétariat.

Le comité doit tenir ses réunions avec un ordre du jour fixe prévoyant, en particulier, l’évaluation de l’état d’avancement du projet et le réajustement, si nécessaire, des plannings et des tâches.

Les responsables des départements sont les responsables des groupes de travail.

Les responsabilités du comité de pilotage sont:

  • la formalisation du plan d'action,
  • l’information descendante et ascendante
  • l’élaboration de la documentation de niveau 1, décrivant les dispositions générales, les principes, les règles et la politique (Manuel Qualité et/ou Plans Qualité)
  • la constitution de groupes de travail
  • l’étude, l’évaluation avec commentaires des projets de documents réalisés par les groupes de travail
  • et la mise en œuvre du plan d'action (suivi de lancement, allocation et gestion des ressources, etc..)

Les groupes de travail assurent les tâches de production ou d'amélioration des moyens documentaires relatifs au fonctionnement (procédures, instructions et enregistrements relatifs à la qualité) et également des tâches de mise en œuvre des actions :

  • la définition de la structure des moyens documentaires (Manuel Qualité, Procédures, Instructions et Enregistrements)
  • les actions d'information, de sensibilisation et de formation du personnel aux concepts de la qualité, aux exigences du référentiel, à sa démonstration et à sa mise en œuvre
  • les actions d'élaboration ou de développement des moyens documentaires du système
  • le planning détaillé de répartition des tâches

Le planning doit comprendre les tâches principales à effectuer, le nom des personnes responsables et la durée de chacune des tâches principales.

Lors de l'élaboration du plan d'action, il est nécessaire de choisir les intervenants internes (animateurs) mais également, si nécessaire, les intervenants externes (consultants et animateurs) et de définir leurs prestations : sensibilisation, formation, conseil, diagnostic, audit, revue documentaire, suivi...

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